Дигитализацията и автоматизацията са ключови стъпки за всеки бизнес, който се подготвя за скалиране. Въпреки това, внедряването на системите за управление на ресурсите (ERP) и управление на бизнес процесите (BPM) често среща различни реакции вътре в организацията.

Защо за едни това е дългочакано решение, а за други – източник на стрес? В тази статия ще разгледаме кои са основните заинтересовани страни и как се променя възприемането на ERP и BPM системите с времето.

1. Ръководството: Изключително висок интерес: 

За собствениците на бизнес, управителите и топ мениджмънта ползите са незабавни и стратегически. Ръководството е прекият бенефициент на резултатите от оптимизацията.

Основните предимства за тях включват:

• Пълна прозрачност и контрол: Управлението получава т.нар. „птичи поглед“ (birds-eye view) върху цялата компания. Ясно се вижда къде се губят средства, кои процеси се бавят и кой служител или отдел работи най-ефективно.
• Независимост от конкретни хора: Когато процесите са систематизирани и вградени в BPM/ERP, знанията за работата остават в системата, а не в главите на отделни служители. Така бизнесът не страда при напускане на ключови кадри. 
• Вземане на решения въз основа на реални данни: Субективното управление „по усещане“ се заменя с точни справки в реално време (приходи, разходи, наличности, спазване на SLA и др.).
• Мащабиране на бизнеса: Втората най-важна цел за собствениците е възможността да увеличат обема на работа и приходите си, без да се налага пропорционално двойно увеличаване на административния персонал.

  2. Персоналът (Оперативните служители): Пътят от съпротивата до пълната подкрепа

При оперативните служители интересът в началото е смесен до негативен, но в дългосрочен план става изключително висок.

В началото: Предизвикателствата пред екипа

Първоначалната съпротива при внедряване е напълно естествена и се дължи на няколко фактора:

• Страх от прозрачност: Системата прави всяко действие и грешка видими. Вече е невъзможно забавянето да се оправдае с традиционното „другият отдел не ми прати файла“.
• Усещане за микромениджмънт: Задължението да се въвежда всяка стъпка в софтуера често се възприема като „следене“ и допълнителна бюрокрация.
• Излизане от зоната на комфорт: Промяната изисква усвояване на нови инструменти и изоставяне на познатите (макар и неефективни) навици, лични Excel таблици и хвърчащи бележки.

След като свикнат: Истинските ползи за служителите

След като екипът премине през периода на адаптация, ползите за тях стават очевидни:

• Яснота „Кой какво прави“: Хаосът изчезва. Всеки служител знае точно кои са задачите му за деня и какви са крайните им срокове.
• Отпадане на рутината: Автоматизират се най-досадните, повтарящи се дейности — преписване на данни, ръчно генериране на справки, изпращане на напомнящи имейли и др.
• По-малко „пожари“ и обвинения: Наличието на ясен запис в системата (Audit Trail) премахва споровете от типа „аз ти казах / ти не ми изпрати“.

Успешното внедряване на ERP и BPM системи не е просто технически проект, а дълбока трансформация на културата в една компания. Докато за ръководството ползите са очевидни от първия ден, за персонала е нужна подкрепа, обучение и правилна комуникация, за да видят как системите всъщност улесняват тяхната ежедневна работа.

Azgarda съдейства на собствениците и топ мениджърите да превърнат стратегиите си в работеща бизнес система. 

Свържете се с нас за стратегическа консултация на azgarda.org.

Контакти